¿Cómo crear una empresa de planificación de eventos?
Crear un plan de negocio para una agencia de eventos rentable, requiere trabajo de planificación estratégica, financiera y humana. Te contamos como plantear las áreas de actividad para estructurar el plan de negocio.
1.- Presenta el proyecto de empresa de eventos
¿Cómo ser organizador de eventos? Antes de arrancar el proyecto, deberás buscar los miembros de tu equipo ideales para liderar y participar en él. Estos pueden estar dentro de la compañía o podrías necesitar buscarlos fuera a través de captación de socios comerciales.
Al lanzar un evento destinado a la hostelería puedes intentar hacerlo por tu cuenta o buscar partners, como patrocinadores o sponsors. En este momento del proceso deberás trabajar en la selección de socios que sean afines a la marca del acto y que compartan contigo valores y ética de trabajo.
Con una selección cuidada, con miembros con un alto grado de vocación, capacitación y seguridad conseguirás un nivel alto de liderazgo que sentará las bases para el éxito. A la hora de buscar partners, no tienes por qué centrarte exclusivamente en la experiencia. Busca aliados estratégicos que presenten fortalezas o conocimiento en las áreas en las que no te sientas fuerte.
2.- Análisis del mercado para agencia de eventos
Una vez que sepas con quién vas a contar para ejecutar tu proyecto, te recomendamos que tu siguiente paso sea definir el posicionamiento estratégico que deseas para tu evento.
Descubre como son tus competidores y clientes
Para ello tendrás que analizar tu mercado: tus competidores, las demandas de tus consumidores, etc. Con esto sabrás el escenario al que te enfrentas y podrás tomar decisiones de forma estratégica.
A través de un análisis DAFO, estudias cómo estás en comparación con las otras agencias de eventos y saber cómo se diferencia de los de mayor renombre como Alimentaria, Madrid Fusión o Gastronomika. A través de una visión clara de las debilidades de tu negocio y las amenazas dentro del sector, sabrás qué tipo de decisiones pueden perjudicarte y en qué áreas debes mejorar.
Tus fortalezas y las oportunidades del mercado te permitirán encontrar con mayor facilidad los caminos por los que debes dirigir tus pasos. ¿Vas a especializarte en eventos gastronómicos? ¿Puedes aportar un enfoque diferente dirigido a las nuevas tendencias del sector? ¿Tienes la capacidad de convocar a varios ponentes con estrellas Michelín?
3.- Plan de marketing para la planificación de eventos
Ahora que ya conoces un poco más tu posicionamiento dentro del mercado al que te diriges y cuáles son tus objetivos, es el momento de elaborar un plan de marketing donde pienses en tácticas para comunicar los valores añadidos que ofrece tu agencia de eventos a tu público objetivo.
Coordina las distintas actividades de comunicación de tu evento dentro de un calendario y realiza un planteamiento estratégico en el que cada acción aporte valor y te ayude a comunicar los valores de marca de tu evento. Estas acciones deberán ser más agresivas a medida que la fecha se acerque para conseguir aumentar la venta de entradas.
¿Cómo te comunicas con tu audiencia?
Si te posicionas en las últimas tendencias de cocina internacional o consigues convocar a perfiles importantes dentro del sector, crea acciones teaser en sus perfiles de Instagram o realiza acciones de marketing de guerrilla para atraer la atención sobre tu evento.
Si por ejemplo quieres realizar un plan de empresa para una wedding planner las acciones comerciales no serán en verano, sinó muchísimo antes, tienes que ir un paso por delante. Piensa como un cliente y conseguirás encontrarlos y satisfacer sus necesidades.
4.- Plan administrativo de un organizador de eventos
¿Cómo se organiza una empresa? Una vez que estén definidos la estrategia y el calendario, el siguiente paso será pensar en los medios con los que vas a llevar a cabo tu plan. ¿Dispones del equipo necesario o tienes que contar con terceros? ¿Qué tipo de ayuda necesitas? ¿Quieres trabajar con una agencia de marketing o con proveedores freelance? ¿Necesito permisos para organizar un evento?
En esta fase tendrás que encontrar el equipo que te ayude a llevar a cabo cada detalle más allá de tus socios. Aquí se incluirá desde el personal encargado de la recepción y acreditación a los asistentes hasta los ponentes y profesionales independientes que acudirán a tu evento de forma remunerada.
Es importante que, durante la selección de todos los profesionales que intervendrán en el evento, te encargues de transmitir muy bien tu visión y te asegures de que todos los participantes están involucrados más allá de su interés económico y están en línea con la marca del acto.
5.- Plan operativo ¿Cómo organizar eventos?
Ahora que ya conoces el fin y los medios, te recomendamos que el siguiente paso que des sea la elaboración de un calendario en el que detalles y planifiques minuciosamente todas las tareas que hay que ejecutar y los medios que estas requieren, así como sus plazos y los responsables de cada una.
Es el momento en el que tendrás que descomponer cada área en pequeñas actividades con responsables asignados. Poder tener a la vista todos los puntos pendientes de cerrar y el responsable de cada uno de ellos te facilitará su seguimiento y evitará errores de comunicación que desencadenen en fallos durante la celebración del evento.
6.- Plan financiero de una empresa de eventos
Por último, para poder valorar el éxito de un evento es importante llevar a cabo un plan financiero que ayude a medir el impacto de la acción y su efecto económico. Te recomendamos que no dejes para el final esta parte y que la actualices y la adaptes a medida que avances en el proceso.
Para poder conocer los beneficios esperados y cuántas entradas vas a necesitar vender, es muy importante que calcules en primer lugar los costes: los medios técnicos, los ponentes, el alquiler del local y todo el personal contratado y subcontratado, etc. Estos elementos sumarán una cifra que te servirá como indicador para saber cuál es el punto en el que empezarás a ganar dinero.
Por ejemplo, si estás realizando un plan de negocio de catering, podrás calcular los ingresos teniendo en cuenta el aforo del lugar donde vayas a celebrar el evento. Esto te dará una estimación del número de personas que pueden acudir y, en consecuencia, del número de entradas que venderás.
Para elaborar tu plan financiero has de tener en cuenta el beneficio que quieres generar (suele oscilar entre un 10 y un 30 % sobre la inversión) y la afluencia de público que esperas (siempre debe ser inferior al total del aforo). Deberás calcular el precio de la entrada dividiendo los ingresos brutos esperados (costes + beneficio) entre el número mínimo de personas que esperas.
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